Ofta finns en grundtanke som har goda intentioner, men det inte alltid ledningen beskrivit vad för verklig nytta de vill uppnå. Det här caset handlar om effektstyrning och att kombinera användares behov med affärens.
För att det operativa inköpet ska fungera bra i stora organisationer, exempelvis en kommun eller privat bolag, behöver rätt information komma vidare från upphandlingen. Den som ska göra inköpen som böcker, läsglasögon eller resor, har sällan koll på vilka regler som gäller och vad de behöver tänka på.
I arbetet med nytt system för avtalshantering på Visma var arbetsflödet och informationen från olika roller i fokus. Ofta går många mindre kommuner ihop i gemensam upphandling och de behöver kunna anpassa slutresultatet för att just deras beställare ska förstå och hitta.
Bilden ovan symboliserar den breda målgruppen – alla organisationer har någon form av avtal, från små privata till stora offentliga organisationer. Restaurangägaren vill ha koll på sina leverantörer för mat och serviceavtal på maskiner, damen kan vara en beställare eller en controller som följer upp hur leverantören sköter sig.
Jag ledde discoveryarbetet vars effektmål var ”Smarta inköp genom levande avtal”.
När jag tar mig an ett nytt projekt är målet – alltså effektmålet – en av de viktigaste delarna att börja med. Utan ett mål kan vi inte mäta om vår lösning och vald design blir bra. Målet ska beskriva nyttan vi önskar för verksamheten.
Att jobba med Effektkartläggning har jag gjort sedan metoden ”uppfanns” av Inuse och numer blandar jag den med andra metoder. En bra formulering gör att alla förstår syftet med den ändring vi vill åstadkomma. Jag faciliterar diskussionen, skapar hypoteser och validerar.
Varje ord i visionen har en betydelse:
- smart – innebär bland annat att återanvända data mellan systemen och ha funktioner som underlättar,
- inköp är själva syftet med att ha avtal och att de ska vara
- levande handlar om att de ska användas i alla led, ett av mätområdena
Utvärdera lösningar med hjälp av effektkartan
Ett av designmålen, baserat på användarnas behov, som vi ville uppnå var att viss information behöver kunna hittas inom 2 sekunder när man tittar på ett avtal. Men vad som är viktig information är såklart olika beroende på vem du är och när i avtalets livscykel du tittar på det.
Genom att testa olika layout och design med olika roller kunde jag identifiera både vilken information som var viktigast och hur den borde vara placerad för att nå målet.
Under projektet kunde teamet använda effektkartan som ledstjärna och råd vid vägval, ledningen kunde också räkna på effekterna redan innan lösningen sattes i drift. Det är tryggt att kunna jobba med förväntningar och samtidigt ge utrymme för innovation med hjälp av effektkarta och liknande metoder för att koppla samman affärens mål med användarnas behov.