Nina Boljang

Etikett: Service design

  • Uppmärksamma risk innan utveckling

    Uppmärksamma risk innan utveckling

    När helt nya funktioner ska lanseras är det bra att ha koll på hur de kommer tas emot, även om det bara handlar om att byta teknisk plattform eller ersätta något som görs manuellt idag.

    Bilden ovan visar ett av testresultaten där varje steg värderas utifrån testdeltagarnas upplevelse

    I det här projektet gick jag in som coach inom discovery och ledde tester av användbarhet och innehåll i en ny lösning som skulle visa upp inköpsdata. En del av mitt uppdrag innebar att sammanställa och belysa olika förväntningar som fanns på lösningen och vad som skulle förändras när lösningen användes. De områden som beskrivs i målformuleringen användes för att utvärdera lösningar.

    Målet innehåller ambitionsnivå, värdet som lösningen ska bidra till och omfattning av arbetet

    Mätområden gick att dela in i förebyggande (leading indicators) och de som nås efter lösningen är byggd och den används (lagging indicators). Exempel på förebyggande, det som går att utvärdera genom snabba prototyper:

    Increased awareness of what to measure P2P maturity by

    Exempel på mätområden som kan användas för att se om kunderna ”lyckas” med den investering de gör av funktionen, dvs ett grovt mått på användande:

    Increased touchless rate

    Genom att jobba hypotesdrivet och snabbt validera med hjälp av prototyper kunde jag se att viktiga områden saknades för att funktionerna skulle ”skala” och kunna användas av en större mängd kunder och användare i fler roller.

    Summering av ett av testerna

    Ledningen kunde följa den transparenta kommunikationen under tiden projektet pågick och fick bra grund för vidare beslut.

    Deltagarna vid testerna var mycket engagerade, i bakgrunden en fundersam designer

    Förutom att lyfta upp områden där lösningen inte möter de krav som ledningsgruppen förväntar sig bidrog jag med förslag på lösningar.

    Grov skiss med förslag på lösning till problem som uppstod vid användandet

  • Sömlös avtalshantering – från upphandling till inköp

    Sömlös avtalshantering – från upphandling till inköp

    Ofta finns en grundtanke som har goda intentioner, men det inte alltid ledningen beskrivit vad för verklig nytta de vill uppnå. Det här caset handlar om effektstyrning och att kombinera användares behov med affärens.

    För att det operativa inköpet ska fungera bra i stora organisationer, exempelvis en kommun eller privat bolag, behöver rätt information komma vidare från upphandlingen. Den som ska göra inköpen som böcker, läsglasögon eller resor, har sällan koll på vilka regler som gäller och vad de behöver tänka på.

    I arbetet med nytt system för avtalshantering på Visma var arbetsflödet och informationen från olika roller i fokus. Ofta går många mindre kommuner ihop i gemensam upphandling och de behöver kunna anpassa slutresultatet för att just deras beställare ska förstå och hitta.

    Bilden ovan symboliserar den breda målgruppen – alla organisationer har någon form av avtal, från små privata till stora offentliga organisationer. Restaurangägaren vill ha koll på sina leverantörer för mat och serviceavtal på maskiner, damen kan vara en beställare eller en controller som följer upp hur leverantören sköter sig.

    Jag ledde discoveryarbetet vars effektmål var ”Smarta inköp genom levande avtal”.

    Bilden visas kärnan av effektkartan.
    Bilden visas kärnan av effektkartan.

    När jag tar mig an ett nytt projekt är målet – alltså effektmålet – en av de viktigaste delarna att börja med. Utan ett mål kan vi inte mäta om vår lösning och vald design blir bra. Målet ska beskriva nyttan vi önskar för verksamheten.

    Att jobba med Effektkartläggning har jag gjort sedan metoden ”uppfanns” av Inuse och numer blandar jag den med andra metoder. En bra formulering gör att alla förstår syftet med den ändring vi vill åstadkomma. Jag faciliterar diskussionen, skapar hypoteser och validerar.

    Varje ord i visionen har en betydelse:

    • smart – innebär bland annat att återanvända data mellan systemen och ha funktioner som underlättar,
    • inköp är själva syftet med att ha avtal och att de ska vara
    • levande handlar om att de ska användas i alla led, ett av mätområdena

    Utvärdera lösningar med hjälp av effektkartan

    Bilden visar en summering av ett test.
    Bilden visar en summering av ett test.

    Ett av designmålen, baserat på användarnas behov, som vi ville uppnå var att viss information behöver kunna hittas inom 2 sekunder när man tittar på ett avtal. Men vad som är viktig information är såklart olika beroende på vem du är och när i avtalets livscykel du tittar på det.

    Genom att testa olika layout och design med olika roller kunde jag identifiera både vilken information som var viktigast och hur den borde vara placerad för att nå målet.

    Under projektet kunde teamet använda effektkartan som ledstjärna och råd vid vägval, ledningen kunde också räkna på effekterna redan innan lösningen sattes i drift. Det är tryggt att kunna jobba med förväntningar och samtidigt ge utrymme för innovation med hjälp av effektkarta och liknande metoder för att koppla samman affärens mål med användarnas behov.